Buku panduan pekerja

Buku panduan pekerja ialah dokumen yang memerincikan garis panduan, harapan, dan tatacara sesebuah perniagaan atau syarikat untuk pengetahuan para pekerjanya. Buku itu diberikan kepada para pekerja pada hari pertama mereka melaporkan diri untuk bekerja agar memperkenalkan syarikat dan dasar syarikat kepada mereka.

Kandungan

Sedangkan kandungan buku panduan pekerja berbeza-beza dari syarikat ke syarikat, bahagian-bahagian khusus yang terangkum dalam buku itu termasuk:

• Kenyataan selamat datang yang mungkin merangkumi ringkasan tentang sejarah syarikat, punca kejayaannya dan bagaimana seseorang pekerja boleh menjayakan syarikat lagi pada masa hadapan. Bahagian ini juga boleh merangkumi kenyataan misi atau matlamat dan objektif perniagaan itu.
• Tatacara suai kenal. Bahagian ini biasanya menetapkan bahawa pengurus sumber manusia atau pekerja yang dilantik diperlukan untuk mengisi borang cukai pendapatan pegangan, Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (EPF), Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO), dan borang-borang yang lain. selain daripada mengesahkan bukti pekerja tentang identiti, kelayakan untuk bekerja, dan bukti ujian dadah (oleh pusat perubatan yang ditetapkan).
• Takrif tentang penggajian penuh masa dan penggajian sampingan serta juga manfaat yang diberikan untuk setiap kategori. Selain itu, bahagian ini juga mentakrifkan "hari bekerja" dan memerihalkan tatacara perakaman waktu, serta juga memberikan maklumat tentang waktu rehat harian (untuk makan dan rehat).
• Maklumat tentang gaji dan manfaat pekerja (misalnya bilangan hari cuti dan insurans). Biasanya, pekerja diberikan lebih banyak manfaat dan ganjaran (misalnya hari cuti tambahan dan kenaikan gaji) selepas bekerja dengan syarikat selama tempoh yang tertentu. Kesemua ini ditetapkan dalam bahagian ini.
• Harapan tentang tingkah laku serta dasar disiplin. Bahagian ini merangkumi dasar tingkah laku seperti penganiayaan seks, penggunaan alkohol dan dadah, kedatangan, alasan pemecatan, dan proses wajar. Bahagian ini juga boleh merangkumi maklumat tentang bagaimana mengemukakan sungutan kepada penyelia, dan bagaimana berkomunikasi dengan penyelia dan/atau pengurus syarikat tentang persoalan berkait kerja.
• Garis panduan tentang penilaian prestasi pekerja (misalnya, bagaimana dan bila dijalankan).
• Dasar tentang kenaikan pangkat atau penurunan pangkat.
• Peraturan tentang penggunaan kelengkapan syarikat, telefon, Internet dan e-mel, serta juga penggunaan kenderaan syarikat semasa menjalankan tugas.
• Tatacara untuk menangani kemalangan semasa bekerja, misalnya kemalangan yang mengakibatkan kecederaan.
• Cara tentang bagaimana pekerja boleh meletakkan jawatan dan bila bersara, serta juga temu duga keluar.
• Syarat bahawa pekerja diperlukan merahsiakan sesetengah maklumat perniagaan. Bahagian ini biasanya merangkumi rekod dan maklumat pekerja, serta juga siapa yang boleh melihat dan memeriksa maklumat tersebut.

Borang "Saya bersetuju"

Pekerja baru biasanya diperlukan menandatangani borang yang menyatakan bahawa mereka telah membaca dan memahami maklumat yang terkandung dalam buku panduan pekerja, dan bersetuju untuk menerima syarat-syaratnya. Kegagalan untuk berbuat demikian dalam tempoh yang ditetapkan akan mengakibatkan penamatan penggajian.

Tempoh penyemakan buku panduan pekerja berbeza-beza dari sebuah syarikat ke sebuah syarikat. Bagi syarikat yang lebih besar, buku panduan pekerja semakan diterbitkan setiap tahun.

Keperluan untuk menerbitkan buku panduan pekerja

Undang-undang negara dan bilangan kes mahkamah yang semakin bertambah terhadap pekerja yang melawan majikan mereka mencadangkan bahawa kenyataan bertulis tentang dasar syarikat merupakan suatu keperluan perniagaan untuk setiap syarikat.

Dasar penggajian yang wajar memberikan rangka kerja untuk sesebuah syarikat mengawal perhubungan pekerjanya. Garis panduan dasar dan tatacara bertulis dapat membimbing kedua-dua pengurus dan pekerja tentang apa yang diharapkan dan dengan itu, ia dapat mengurangkan salah faham tentang dasar majikan. Tambahan pula, penyelia dan pengurus lebih mungkin akan mengikut dasar secara tekal jika dasar itu ditulis dengan jelas. Penerbitan buku panduan pekerja juga merupakan strategi pertahanan afirmatif yang pertama apabila syarikat didakwa oleh pekerjanya di mahkamah.

Adalah benar juga bahawa dasar syarikat bertulis, seperti dengan mana-mana rekod yang lain, juga boleh dipergunakan oleh pekerja untuk melawan syarikatnya dalam sebarang tuntutan mahkamah. Dasar yang tidak ditulis dengan jelas boleh diputarbalikkan oleh pekerja untuk kepentingannya sendiri dan dijadikan bukti utama apabila dia mendakwa bahawa majikannya telah mencabuli syarat-syarat yang dipersetujui. Sebaliknya jika dasar tersebut ditulis dengan teliti, ia benar-benar dapat melindungi syarikat daripada sebarang dakwaan yang berkait, tanpa menimbulkan masalah. Tambahan pula, dasar syarikat yang ditulis dengan teliti boleh dipergunakan untuk menonjolkan komitmen syarikat kepada persekitaran kerja yang positif serta juga terhadap amalan penggajian yang tidak mendiskrimansi.